Comment impliquer les collaborateurs dans une stratégie Numérique Responsable ? Eléments de réponse avec Vincent Ducas
Vincent Ducas, manager conseil Numérique Responsable chez Digital4better (éditeur de fruggr) donne une vision d’ensemble des défis à relever et des leviers à activer pour impliquer l’ensemble des collaborateurs dans une démarche de sobriété numérique. L’occasion de découvrir l’expertise de nos consultants lors de leur accompagnement d’entreprises et organisations.
A quel moment l’implication des collaborateurs entre en jeu dans une démarche Numérique Responsable ?
La première étape de toute démarche de responsabilité numérique au sein d’une organisation passe par la mesure. En effet, sans mesure : pas d’amélioration possible.
Nos équipes sont là pour analyser l’empreinte numérique d’un point de vue environnemental, social et sociétal, mais également pour déterminer le niveau de maturité de l’entreprise en termes de sensibilisation et d’actions menées. Il est essentiel que toutes les parties prenantes, de la direction générale aux collaborateurs, comprennent les mesures réalisées. Dans le cas de fruggr, ces mesures dépassent le cadre du simple bilan carbone. C’est ce premier constat face à ces données transparentes (communiquées dans les rapports extra financiers - DPEF, EP&L - mais associant fortement l’image de l’entreprise) qui constitue le premier levier d’implication des équipes.
Naturellement, cela ne peut pas se faire instantanément ! La transformation numérique d’une organisation est un travail d'amélioration continue qui ancre l’impact dans la durée et qui assure la performance sur le long terme.
Ce travail passe avant tout par la sensibilisation et le formation des équipes.
Comment peut démarrer puis s’articuler cette implication des équipes ?
Les collaborateurs peuvent d’abord prendre part à des démarches internes prises en charge par les Ressources Humaines. Le Digital Cleanup Day (journée consacrée à des actions concrètes pour améliorer l’impact du numérique) s’inscrit dans ce cadre, et représente un bon point d’entrée.
Pour aller à l‘essentiel, l’implication des collaborateurs se fait sur deux axes :
Un axe “Fast track” : Il ne dépend pas du rôle opérationnel des individus, mais plutôt de leur volonté à contribuer au développement durable dans leur environnement de travail.
Un axe “Long track” : Il vise à changer les pratiques professionnelles et nécessite la mobilisation des collaborateurs au sein de leurs équipes. Ce processus est plus lent que le premier et nécessite une convergence vers des objectifs communs, tout en assurant que chacun y trouve sa place.
Ce deuxième axe est au cœur du travail de mise en place, par exemple, de projets d'écoconception. fruggr accompagne les organisations dans leur démarche d’audit d’écoconception, afin d’améliorer l’empreinte de leurs plateformes numériques existantes (via l'évolution de l’architecture IT, du design UX, etc.) et de concevoir des produits et services numériques écoconçus et accessibles à tous les publics. Ce type de projet permet de découvrir l’impact positif et les gains obtenus par une action concrète de Numérique Responsable avant un véritable passage à l’échelle.
Quels sont les actions concrètes à mettre en place pour commencer le travail d’implication des collaborateurs ?
Nous conseillons les référents sur les questions de responsabilité numérique sur les mesures qu’ils peuvent prendre des maintenant en termes de gouvernance pour impliquer tous les acteurs de l’organisation. Cela peut impliquer diverses actions :
- Créer des groupes de travail bien définis
- Mettre en place de parcours de formation à la sobriété numérique
- Former des ambassadeurs dédiés
- Mettre en place une collaboration par chantier
- S’entourer de tiers de confiance ou d’acteurs experts, idéalement certifiés, comme ceux de Digital4better.
Ce sujet des chantiers possibles a notamment été mentionné lors de la Table Ronde du Numérique Responsable que nous avons organisé en mars dernier avec nos parties prenantes. En outre, nous sommes aussi là pour leur fournir des contenus et ressources (tel que le MOOC de l'INR) et des outils pour qu'ils puissent être autonomes dans leur démarche de sensibilisation des équipes.
Quels peuvent-être les freins à cette implication ? Et quels sont les leviers pour y remédier ?
Les freins auxquels peuvent faire face les entreprises sont nombreux : les objectifs à court terme, la pression des résultats financiers, le manque de temps...et bien sûr la difficulté de convaincre et d’impliquer tous les niveaux de l’organisation.
Cependant, à chaque frein nous pouvons répondre par un levier ! Par exemple, la priorité des objectifs financiers qui peut faire frein à la démarche doit être remise à niveau avec l’importance de la performance extra financière.
Un autre levier à ne pas sous-estimer est la communication interne comme externe des actions faites en faveur du Numérique Responsable. En parler demande une certaine rigueur pour éviter le greenwashing, mais elle est essentielle pour se challenger et pour fédérer les collaborateurs autour de cette cause commune.
Le challenge en termes de sensibilisation, c’est de créer une cohérence entre les convictions personnelles des employés, leur rôle dans l'entreprise et l'impact de leur travail sur la société et l'environnement. La dissociation entre ces éléments limite leur capacité d'action et de motivation. Pour y remédier, il est important de leur fournir des équivalents et des référentiels pour mieux comprendre l'impact de leur travail.
Quels sont les moyens de montrer les gains d'une démarche Numérique Responsable aux collaborateurs ?
L’important est de rapprocher ces gains au plus près de leur sollicitations et activités quotidienne, et montrer les ROI extra financiers qu’impliquent la démarche.
Il peut s’agir, dans le cas d’un Product Manager, d’un budget carbone alloué en même temps qu’un budget financier lors du lancement d’un projet digital. Pour remplir sa mission au mieux, l’écoconception sera incontournable. Dans ce cas précis, la sensibilisation se fait par l’expérience.
Il est nécessaire de montrer de concrètement en quoi la frugalité numérique permet d’améliorer sa performance globale. En rendant les plateformes digitales accessibles à tous, on touche un public plus large et on élargit la base de prospects. Un support numérique allégé et à l’empreinte environnementale maitrisée implique aussi moins de coûts de maintenance, et une dépense en énergie réduite. C’est une réflexion à avoir sur l’architecture des produits et des services. Les méthodes FinOps ou GreenOps sont très utiles en ce sens.